Laporan AUDIT penjualan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Penulis melakukan survey tentang bagaimana pelaksanaan audit operasional pada PT Kimia Farma T&D. Audit operasional merupakan suatu proses sistematis yang mencakup serangkaian langkah atau prosedur yang direncanakan untuk mendapatkan bahan bukti serta secara objektif menilai bukti yang berkaitan dengan aktivitas berdasarkan pada suatu kriteria yang ditetapkan manajemen. Dalam melaksanakan audit operasional diperlukan persiapan dan perencanaan yang baik untuk mendapatkan hasil yang maksimal sehingga pada akhirnya dapat mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan.

Untuk memulai suatu audit, seorang auditor harus terlebih dahulu mengadakan perencanaan audit. Perencanaan audit merupakan penyusunan strategi menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup audit. Luas sempitnya ruang lingkup audit operasional akan tergantung pengendalian intern. Semakin baik pengendalian intern di suatu perusahaan semakin sempit pula ruang lingkup audit operasional yang perlu diteliti auditor, begitu sebaliknya.

Suatu perencanaan diperlukan sebelum melakukan audit dengan maksud agar audit dapat dilakukan dengan seefektif dan seefisien mungkin serta agar langkah-langkah yang diambil dalam audit dapat lebih terarah. Namun waktu perencanaan lebih banyak diperlukan seandainya audit itu mencakup ruang lingkup masalah yang luas.

Perencanaan pelaksanaan yang penulis buat dimulai dari:

1   Diterimanya surat pengantar permohonan survey sebagai objek untuk pembuatan laporan yang didahului dengan persetujuan atau izin dari supervisor finance perusahaan.

    Tahap selanjutnya adalah memulai tahap survey pendahuluan dimulai dengan persetujuan supervisor finance untuk menanyakan serta mendapatkan informasi umum dan latar belakang perusahaan.

   Kemudian pada pertemuan selanjutnya, penulis melakukan wawancara dengan supervisor finance untuk mengetahui keadaan operasional untuk selanjutnya diteliti di penulisan laporan ini.

B.    Tujuan Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan Pada PT Kimia Farma T&D

Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada laporan ini, yang akan dibahas hanya mencakup tentang kegiatan penjualan.

Tujuan pemeriksaan operasional atas fungsi penjualan dan piutang dagang pada PT Kimia Farma T&D yaitu:

      Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan telah terlaksana sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

2    Untuk mendeteksi kelemahan dalam kegiatan penjualan

BAB II

TINJAUAN UMUM TENTANG KONDISI PERUSAHAAN

A.    Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Kimia Farma Trading & Distribution, sebagai anak perusahaan dari  PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, dibentuk : 4 Januari 2003  KFTD sebelumnya merupakan SBU yang bergerak dibidang yang sama,  yaitu perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu pengalamannya bukan baru  satu tahun, tetapi sama dengan umur PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sendiri.  Hampir sepanjang sejarahnya sejak sebagai Divisi PBF, perusahaan lebih  menonjol dalam bidang perdagangan, terlihat dari data tahun ketahun, komposisi  penjualan kepada institusi baik melalui tender atau langsung, lebih dominan dari  pada penjualan reguler, yang mencerminkan kepada bisnis distribusi. 

Disamping itu dimasa yang lalu, divisi / SBU PBF ini terfokus lebih  banyak menyalurkan atau menjadi keagenan dari produk perusahaan induk, yaitu  produk Kimia Farma sebagai satu satunya prinsipal. Setelah lahir menjadi anak  perusahaan, serta melihat kondisi kedepan, perusahaan telah bertekad untuk  merubah visi, tidak lagi hanya menyalurkan produk dari perusahaan induk, tetapi  akan menyalurkan produk-produk prinsipal  lain. Oleh karena nya perusahaan  telah merubah visinya akan menjadi perusahan Distributor Pilihan Utama Prinsipal. Visi ini mengandung arti kedepan perusahaan akan lebih fokus kepada  penjualan reguler, tanpa meninggalkan penjualan kepada institusi / tender dan  menjadi perusahaan distribusi multi prinsipal. Sebelum menjadi entitas tersendiri,KFTD dulunya merupakan Divisi  Pedagang Besar Farmasi dari PT Kimia Farma Tbk.

PT Kimia Farma Trading and Distribution , adalah perusahaan yang  bergerak di bidang jasa layanan perdagangan dan distribusi. Perusahaan yang  dikenal dangan nama KFTD  ini, memiliki wilayah layanan yang luas, mencakup  33 Propinsi, 466 Kabupaten atau Kota.  Sebagai penyedia layanan Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan  aneka produk dari perusahaan induk, produk dari prinsipal lainnya, serta produkproduk non prinsipal. Dan di bidang Jasa Perdagangan atau Trading, KFTD  menangani kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui tender.

B.  Jalur Usaha

Jasa pelayanan distribusi produk Prinsipal KF dan Prinsipal Non KF serta Non Prinsipal.                                    

Consumer Health Product

OTC Chemical
OTC Herbal 
Cosmeceutical & Toileteris 
Body Care 
Food Supplement 
Vitamin 
Phyto Medicine 

Branded Ethical

 Generik
 Lisensi  45 
Narkotika 
Kontrasepsi 
Bahan Baku 
Alat Kesehatan 
Consumer Goods 

Jasa Perdagangan atau Trading

 Supplier Obat-obatan 

 Supplier Alat Kesehatan 

Perawatan Alat Kesehatan.

PT. Kimia Farma Trading & Distribution, memiliki 41 cabang yang  mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan, baik yang diproduksi  sendiri maupun yang diproduksi oleh pihak ketiga.   Dengan saluran pasar: 

 Apotek
Rumah Sakit/Instansi Pemerintah.
 Toko Obat.
Modern Market.
Grosir .
PBF  47.
Hotel- Drugs Store.
Restoran – Kafe.
Karaoke/ Kantin.
Toko Jamu.
Toko Kelontong.
Toko Toileteris.
Toko P & D.
Toko Kosmetik.
 Warung.
 Kios.
Salon Kecantikan.
 Kios bergerak 

Dalam operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar  dan peralatan yang efisien serta armada  transportasi yang terintegrasi dengan  system  informasi untuk mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh  Indonesia.

C.  Visi dan Misi Perusahaan 

Adapun Visi dan Misi PT Kimia Farma  Trading and  Distribution adalah sebagai berikut:

Visi     :           Distributor pilihan utama bagi prinsipal.

Misi    :           Memberikan pelayanan  Trading dan Distribusi yang professional untuk  memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.

D.  Struktur Organisasi

Berikut ini adalah Struktur Organisasi KFTD dan Struktur Organisasi  Divisi KFTD, mengingat bahwa penulis hanya melakukan audit pada bagian finance yang dipimpin oleh kepala TU, maka penulis hanya menyajikan struktur organisasi pada bagian ini saja.

E.  Tugas dan Wewenang 

NO	JABATAN	TUGAS
1	Supervisor TU	• Melakukan dan memeriksa hasil back up harian, mingguan, bulanan  triwulanan, semesteran dan tahunan.
		• Melaksanakan dan mengawasi kelengkapan data kegiatan perusahaan seperti data pembelian, penjualan, laporan hutang, piutang, kas-bank, pajak dan SDM.
		• Mengelola inventaris, asset perusahaan lain, mengusulkan investasi,dan  memberikan laporannya
		• Meningkatkan dan memotivasi bawahan untuk dapat mencapai kinerja yang optimal
2	Fakturis	• Melakukan  entry data Produk dan data outlet baru sesuai SOP dan  kebijakan diskon per produk atau  outlet sesuai keputusan pusat.
		• Melakukan  entry perubahan harga distributor dan diskon  (struktur  harga) sesuai keputusan pusat.
		• Memeriksa kebenaran data/up to date nya data entry produk dan outlet serta diskon (struktur harga)
		• Melakukan entry penjualan di  menu penjualan menurut jenis transaksinya berdasarkan SP  yang telah diperiksa dan di paraf Supervisor Penjualan
		• Memeriksa kebenaran  entry data dan Mencetak dokumen faktur  komersil rangkap 8 (delapan), Surat  Tanda Terima (STT) dan faktur  pajak.
3	Kasir	• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran penerimaan uang yang meliputi:  Tunai, Cek, Giro, Tranfer, SSP
		• Melaksanakan dan memeriksa kebenaran pengeluaran uang  yang  meliputi: Pembayaran gaji pegawai dan Biaya Operasional perusahaan  berdasarkan Dokumen pengeluaran Kas/Bank yang sah dan anggaran perusahaan.
		• Mencatat penerimaan dan pengeluaran dalam Klat kas/Bank
4	Penagih	• Menyusun rencana penagihan berdasarkan jadwal penagihan/tukar faktur  yang ditetapkan dan faktur jatuh tempo.
		• Melaksanakan tukar faktur dan penagihan ke outlet/pelanggan sesuai  jadwal rencana penagihan berdasarkan NI dari Petugas Inkaso
		• Memeriksa kebenaran dokumen tagihan yang diterima untuk ditagihkan dan dokumen tagihan yang tidak tertagih setelah kembali ke kantor untuk  diserahkan kembali ke  Inkaso.
		• Membuat laporan  hasil tagihan kepada Petugas Inkaso
5	Petugas Inkaso	• Penyimpanan dan pemeliharaan kelengkapan alat tagih :
		1.      Menerima faktur komersil asli dan 2 lembar copy dan faktur pajak  asli dari Operator Penjualan/Piutang Dagang.
		2.      Menerima Bukti Penerimaan Barang (BPB) asli yang telah  dibubuhi tandatangan penerimaan  barang oleh debitur/pelanggan  dari Koordinator Gudang.
		• Menyelenggarakan Kontrol penagihan piutang :
		1.      Membuat list jatuh tempo alat tagih, membuat tanda terima  titipan faktur (TTTF) per debitur sesuai tanggal jatuh temponya  rangkap 3 (tiga).
		2.      Menyerahkan TTTF rangkap 3 (tiga) yang dilampiri dokumen   alat tagih lengkap ke Penagih, sedangkan 1 lembar copy faktur komersil diarsip sementara.
6	Petugas Kas dan Bank	• Menerima bukti kas/bank beserta lampirannya dari  Supervisor Tata Usaha yang terdiri dari :
		1.      Bukti penerimaan kas/bank atas hasil penjualan tunai.
		2.      Bukti penerimaan kas/bank atas hasil tagihan piutang dagang.
		• Melakukan  entry transaksi kas/bank di menu Keuangan dengan memperhatikan petunjuk-petunjuk yang ada di program komputerisasi.
		• Menyerahkan bukti kas/bank beserta lampirannya yang telah dientry dan  diberi nomor urut registrasi  kepada Kasir untuk dilakukan validasi.
7	Petugas Pajak	• Menerima lampiran pajak keluaran (1195 A1, A2, A3) dari Operator penjualan/piutang dagang.
		• Menerima lampiran pajak masukan  (1195 B1, B2, B4) dari Operator Pembelian/hutang dagang.
		• Memeriksa kebenaran dan keabsahan faktur pajak keluaran yang dibuat oleh Operator penjualan / piutang dagang.

BAB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

A.    Internal Control Questionnaires Audit Penjualan

Proses review sistem operasional pada PT KIMIA FARMA T&D dilakukan dengan menggunakan serangkaian pertanyaan yang terdapat dalam suatu daftar pertanyaan. Berikut adalah hasil tabulasi mengenai audit penjualan yang dilakukan oleh penulis di yang bisa dilihat di tabel I.

TABEL I

INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRES (ICQ)

AUDIT PENJUALAN

No	Pertanyaan	Ya	Tidak	Tidak Relavan
1	Apakah perusahaan memiliki prosedur atau kebijakan secara tertulis mengenai syarat penjualan?
2	Apakah bagian penjualan mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis untuk para karyawannya?
3	Apakah kegiatan penjualan dalam perusahaan hanya dilakukan oleh bagian penjualan?
4	Apakah setelah diterima SO dari costumer,bagian penjualan melakukan konfirmasi ulang kepada costumer?
5	Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi penerimaan ?
6	Apakah perusahaan memiliki daftar harga produk secara tertulis?
7	Apakah perusahaan memberikan diskon yang sama untuk setiap konsumen?
8	Apakah perusahaan mempunyai daftar konsumen secara tertulis?
9	Apakah Sales Order (SO) dibuat harus berdasarkan Form Permintaan Penjualan dan berlaku untuk semua penjualan?
10	Apakah SO Diotorisasi oleh kepala bagian penjualan, & manajer yang berwenang?
11	Apakah barang yang dipesan costumer selalu diterima tepat waktu?
12	Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh bagian penjualan?
13	Apakah telah terjalin hubungan baik antara karyawan bagian penjualan maupun dengan bagian lainnya?
14	Apakah dibuat Laporan Penjualan untuk diserahkan kepada manajemen?

A-1 Tabulasi Hasil Internal Control Questionnaires (ICQ) Audit Penjualan

Dari hasil tersebut, penulis dapat memberikan suatu gambaran tentang proses penjualan yang ada di PT KIMIA FARMA T&D. Berikut adalah gambaran tentang proses penjualan di PT KIMIA FARMA T&D yang diperoleh penulis melalui pengamatan, survey, dan wawancara langsung ke perusahaan tersebut. Hasilnya adalah sebagai berikut:

Fungsi bagian penjualan dipisahkan dari fungsi penerimaan uang/ kasir dan fungsi pencatatan dengan alasan bahwa fungsi bagian penjualan tidak bisa merangkap sebagai bagian dari fungsi penerimaan uang dan fungsi pencatatan.

Dalam proses penjualan surat pesanan dari customer akan diserahkan kepada Bagian fungsi penjualan yang kemudian akan meminta barang pesanan tersebut kepada bagian gudang. Fungsi gudang akan langsung memberikan kepada pembeli.

Setiap pengiriman barang yang dilakukan oleh PT KIMIA FARMA T&D kepada para langganan atau customernya selalu didukung oleh surat jalan atau dokumen pengiriman lainnya. Dalam pengriman barang tersebut, perusahaan selalu memberikan nomor urut cetak terhadap semua dokumen (kwitansi, surat jalan, dan sebagainya). Nomor urut cetak yang diberikan oleh perusahaan terhadap semua dokumen (kwintansi, surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya), yang berhubungan dengan proses penjualan kredit kepada langganan atau customernya, selalu diperiksa oleh bagian fungsi administrasi penjualan dan piutang dagang yang dijabat oleh kepala TU, dengan tujuan untuk membuat laporan penjualan/PD dan menghindari adanya penyimpangan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

PT KIMIA FARMA T&D menggunakan faktur penjualan sebagai dasar untuk penjualan dan membuat surat jalan. Dan memberikan nomor urut cetak terhadap semua faktur penjualan kredit dan penjualan tunai, dengan melakukan pemisahan terhadap kedua faktur tersebut. Setelah semua dokumen atas terjadinya suatu penjualan terkumpul diserahkan kepada bagian fungsi administrasi Inkasso, untuk juga diserahkan kepada bagian TU (Juru Tagih).

Fungsi juru tagih akan menerima pembayaran dari pelanggann baik secara tunai maupun kredit untuk diserahkan kepada kasir. Saat dikasir akan dibuatkan laporan penerimaan Piutang dagang atau penjualan tunai. Laporan penerimaan akan diserahkan lagi kepada bagian fungsi administrasi penjualan/PD, administrasi inkasso dan juru tagih sebagai akhir dari proses penjualan/PD.

Setelah penulis melakukan survey dan wawancara langsung kepada Bapak Dany Umara selaku kepala TU di PT KIMIA FARMA T&D Batam dengan menggunakan tabel I Internal Control Questionnaires (ICQ) audit penjualan, penulis mendapatkan hasil analisa mengenai proses audit yang dilakukan oleh penulis terhadap perusahaan tersebut di bagian penjualan. Hasil analisa yang diperoleh penulis dengan menggunakan ICQ audit penjualan adalah sebagai berikut:

a.      Persentasi dengan jawaban ya adalah 85%, sebanyak 12 buah dari 14 pertanyaan.

b.     Persentasi dengan jawaban tidak adalah 7,5%, sebanyak 1 buah dari 14 pertanyaan.

c.      Persentasi dengan jawaban tidak relevan adalah 7,5%, sebanyak 1 buah dari 14 pertanyaan.

Secara umum pengendalian yang dilakukan oleh PT KIMIA FARMA T&D dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas penjualan telah dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan merugikan yang biasa terjadi pada setiap perusahaan dagang, terutama dalam prosedur, pemisahan fungsi dan pelaporan penjualan.

A-2      Kesimpulan Sementara

Berdasarkan hasil survey, wawancara serta pengamatan yang dilakukan oleh penulis ke perusahaan dengan menggunakan Internal Control Questionnaires (ICQ) penjualan, maka penulis dapat menarik suatu kesimpulan. Kesimpulan sementara terhadap aktivitas pengendalian penjualan dan piutang pada PT KIMIA FARMA T&D adalah bahwa sistem pengendaliannya berjalan dengan baik dan efektif.

B.    Test Of Control (Walk Through), Pengambilan Sampel

B-1   Program Audit Test Of Control

Dalam test of control atau pengambilan sampel untuk mengetahui bagaimana proses penjualan pada PT KIMIA FARMA T&D, penulis hanya mengambil 1 buah sampel yang ada pada PT KIMIA FARMA T&D. Sampel yang penulis gunakan adalah sales order (surat pemesanan) beserta dokumen pendukung lainnya, contohnya: surat jalan, dan sebagainya.

Untuk mendukung kebenaran dalam proses audit yang dilakukan oleh penulis di PT KIMIA FARMA T&D, penulis mengambil 1 buah program audit test of control. penulis melakukan program audit test of control adalah di bagian penjualan.

Dokumen tersebut akan penulis lampirkan di halaman lampiran pada laporan ini. Karena dokumen untuk pengambilan sampel ini sangat banyak, maka penulis tidak melampirkan semuanya. Penulis hanya melampirkan sebagian saja yang menurut penulis penting untuk dilampirkan. Berikut ini adalah tabel tentang program audit test of control penjualan kredit:

No	Prosedur	Dokumen Dan Keterangan
1	Penulis mengambil sales order (surat pemesanan) dengan jumlah 1 buah dan penulis melakukan pemeriksaan atau audit terhadap sampel yang penulis gunakan. Hal-hal yang penulis lakukan adalah sebagai berikut: a.      Melakukan pemeriksaan apakah perusahaan menggunakan otorisasi terhadap setiap penjualan barang yang dilakukan secara kredit. b.     Melakukan pemeriksaan terhadap kebenaran penulisan yang ada pada sampel yang penulis ambil. c.      Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung lainnya.	Sales order (surat pemesanan) yang mengotorisasi adalah Bapak Dany Umara sebagai kepala TU yang membawahi bagian penjualan/PD, Pembelian/HD, adm pajak dan adm kas bank , Pendukung lainnya adalah delivery order (DO) atau surat jalan, Quatation, faktur penjualan, kwitansi, dan sebagainya.

Setelah membuat program audit test of control penjualan, penulis juga melakukan observasi atau pengamatan bagaimana proses penjualan di PT KIMIA FARMA T&D. Untuk melakukan hal tersebut, penulis mengambil sampel di bagian kepala TU pada PT KIMIA FARMA T&D. Penulis melakukan pengamatan antara karyawan dengan langganan atau costomernya, apa saja yang dilakukan atau bagaimana prosedur untuk melakukan kredit di perusahaan tersebut.

B-2      Kertas Kerja (Cut-Off Sales) Test Of Control

No	Tanggal Sales Order	Nomor Sales Order	Deskripsi	Dikirim Kemana	Aktivitas Pengendalian
					A	B	C	D
1	02/11/12	SOTD-0212/57	Penjualan Kredit	Benny A	√	√	√	×
2	02/11/12	SOTD-0212/58	Penjualan Kredit	Yudi Putra	√	√	√	×
3	02/11/12	SOTD-0212/59	Penjualan Kredit	Raihan Seno	√	√	√	×
4	02/11/12	SOTD-0212/60	Penjualan Kredit	Nengcy O	√	√	√	×
5	02/11/12	SOTD-0212/61	Penjualan Kredit	Rudisarno	√	√	√	×
6	02/11/12	SOTD-0212/62	Penjualan Kredit	Meylisa E	√	√	√	×
7	02/11/12	SOTD-0212/63	Penjualan Kredit	Burhan Amin	√	√	√	×
8	02/11/12	SOTD-0212/64	Penjualan Kredit	Abdul Aziz	√	√	√	×
9	03/11/12	SOTD-0312/01	Penjualan Kredit	Wandasyah	√	√	√	×
10	03/11/12	SOTD-0312/02	Penjualan Kredit	Reno Rahardian	√	√	√	×
		Total Tabulasi		×	0	0	0	10
				√	10	10	10	0

Keterangan:

A = Otorisasi

B = Akurasi atau kelengkapan pengisian sales order

C = Dokumen pendukung

D = Dan Lain-Lain 

B-3      Kesimpulan Akhir

Setelah penulis melakukan Test of Control (TOC) dengan mengambil sebuah sampel berupa sales order (surat pemesanan) di PT KIMIA FARMA T&D, ternyata kesimpulan akhir penulis adalah sama dengan kesimpulan sementara yang penulis gunakan untuk menentukan bagaimana pengendalian internal yang ada di PT KIMIA FARMA T&D. Aktivitas pengendalian internal baik di bagian penjualan di PT KIMIA FARMA T&D berjalan dengan baik dan efektif.